Referensi Bukti Fisik
Panduan Bukti Fisik — Universitas
Instrumen Akreditasi Perpustakaan Universitas • Versi 2026 • Keputusan 196 Tahun 2025
Panduan referensi. Halaman publik ini hanya menampilkan bukti fisik yang perlu disiapkan dan tidak menyimpan checklist/kesiapan dokumen. Untuk menandai bukti siap dan menyimpan catatan/lokasi dokumen, silakan login lalu gunakan Simulasi Institusi.
1
Komponen 1
Koleksi Perpustakaan
1.1
Tata Kelola Koleksi
IK-1
Perpustakaan memiliki kebijakan tertulis yang jelas dan terimplementasi terkait pengembangan koleksi, yang mencakup seleksi, pengadaan, evaluasi, penyiangan, dan keterlibatan sivitas akademika
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumen kebijakan pengembangan koleksi yang disahkan oleh pejabat yang berwenang;
2) Berita acara penyusunan atau peninjauan kebijakan. Komponen pengelolaan koleksi perpustakaan antara lain:
1) kajian survei kebutuhan sivitas akademika,
2) seleksi,
3) pengadaan,
4) evaluasi,
5) penyiangan, dan
6) pengelolaan koleksi digital
IK-2
Perpustakaan secara rutin melakukan pengadaan atau penambahan koleksi untuk mendukung kebutuhan akademik, sesuai dengan perkembangan ilmu, kurikulum, dan permintaan sivitas akademika dari tahun sebelumnya
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Laporan tahunan pengembangan koleksi;
2) Daftar koleksi baru beserta tahun pengadaan;
3) Bukti pengadaan (invoice dan/atau berita acara);
4) Dokumentasi katalog terbaru (Online Public Access Catalog (OPAC)/digital);
5) Tangkapan layar atau hasil pindai tambahan koleksi baru.
6) Persentase penambahan koleksi dihitung dari penambahan koleksi tahun sebelumnya.
1.2
Keragaman Koleksi
IK-3
Jenis koleksi Perpustakaan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Laporan jumlah dan jenis koleksi perpustakaan (karya cetak dan karya rekam) yang sesuai dengan kebutuhan program studi;
2) Tangkapan layar atau laporan sistem otomasi yang menunjukan jumlah koleksi perpustakaan. Jenis koleksi antara lain:
1) koleksi inti berupa buku wajib mata kuliah;
2) koleksi pengayaan berupa bacaan umum;
3) koleksi referensi;
4) koleksi repositori;
5) koleksi jurnal/basis data;
6) koleksi terbitan berkala (surat kabar atau majalah popular)
7) koleksi muatan lokal;
8) koleksi literatur kelabu;
9) koleksi kekhasan;
10) koleksi penyandang disabilitas; dan
11) koleksi fiksi. Keterangan: jenis koleksi yang wajib dimiliki perpustakaan, nomor 1 sampai dengan 5
1.3
Ketercukupan Koleksi
IK-4
Presentase program studi Universitas yang memiliki koleksi inti
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumen atau laporan rekapitulasi jumlah dan jenis koleksi perpustakaan (karya cetak dan karya rekam) disahkan oleh pejabat yang berwenang;
2) Tangkapan layar atau laporan sistem otomasi yang menunjukan jumlah koleksi perpustakaan;
3) Silabus mata kuliah pada setiap program studi;
4) Koleksi inti yang wajib dimiliki oleh program studi 80% dari keseluruhan koleksi.
IK-5
Perpustakaan secara berkala melakukan evaluasi koleksi untuk menjamin relevansi, akurasi, dan keterkinian isi koleksi terhadap kebutuhan akademik
Bukti fisik yang perlu disiapkan
Dokumen atau laporan evaluasi koleksi tertulis yang disahkan oleh pejabat yang berwenang, memuat tentang:
1) Instrumen/formulir evaluasi koleksi.
2) Berita acara penyiangan (weeding) berdasarkan hasil evaluasi;
3) Laporan bukti tindak lanjut lainnya;
4) Notulen rapat atau tim penilai koleksi;
5) Daftar revisi koleksi pasca-evaluasi.
IK-6
Perpustakaan melaksanakan kegiatan seleksi bahan perpustakaan secara terencana, objektif, dan berbasis kebutuhan sivitas akademika, relevansi kurikulum, serta perkembangan ilmu pengetahuan.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumen panduan atau prosedur operasional standar (POS) seleksi bahan perpustakaan;
2) Formulir atau format usulan bahan perpustakaan;
3) Berita acara atau notulen rapat seleksi;
4) Daftar bahan perpustakaan terseleksi.
1.4
Jumlah Koleksi
IK-7
Perpustakaan memiliki jumlah koleksi yang memadai, sesuai dengan kebutuhan kurikulum dan jumlah sivitas akademika, dalam bentuk tercetak dan elektronik/digital
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumen atau laporan jumlah koleksi perpustakaan disahkan oleh pejabat yang berwenang;
2) Tangkapan layar atau laporan sistem otomasi yang menunjukan jumlah koleksi perpustakaan.
1.5
Sarana Akses Koleksi
IK-8
Perpustakaan universitas memiliki alat atau sarana untuk akses koleksi yang lebih mudah dan cepat
Bukti fisik yang perlu disiapkan
Foto atau tangkapan layar dari sistem pencarian yang digunakan untuk akses ke koleksi.
1.6
Akses Koleksi Elektronik atau Digital
IK-9
Perpustakaan menyediakan akses terhadap koleksi elektronik (e-resources) seperti e-book, e-journal, database ilmiah, dan repositori digital untuk mendukung kebutuhan pembelajaran dan penelitian sivitas akademika
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Laporan daftar platform e-resources yang dilanggan atau tersedia;
2) Tangkapan layar portal akses e-resources dan informasi autentikasi;
3) Dokumen kerja sama/langganan pemanfaatan database elektronik seperti kontrak, MoU, atau surat penunjukan langganan.
1.7
Repositori Institusi
IK-10
Perpustakaan mengelola repositori institusi sebagai pusat penyimpanan, pengelolaan, dan diseminasi karya ilmiah sivitas akademika dalam format digital yang dapat diakses secara terbuka dan berkelanjutan oleh sivitas akademika
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumen kebijakan pengembangan repositori disahkan oleh pejabat yang berwenang;
2) Tangkapan layar sistem repositori.
IK-11
Persentase penambahan jumlah unggahan karya ilmiah sivitas akademika pada repositori institusi per tahun
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumen atau laporan statistik perkembangan koleksi repositori disahkan oleh pejabat yang berwenang;
2) Tangkapan layar sistem repositori.
3) Penghitungan persentase dengan membandingkan penambahan koleksi repositori tahun berjalan dengan tahun sebelumnya.
IK-12
Perpustakaan melaksanakan pengorganisasian koleksi secara sistematis dan sesuai standar untuk memudahkan temu kembali informasi bagi sivitas akademika.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Prosedur Standar Operasional (POS) atau pedoman pengorganisasian bahan perpustakaan;
2) Dokumentasi/foto hasil katalogisasi dan klasifikasi;
3) Tangkapan layar OPAC.
1.8
Pelestarian Koleksi Perpustakaan
IK-13
Kegiatan pelestarian koleksi dalam upaya menjaga kondisi fisik dan isi informasi untuk memperpanjang usia pakai koleksi dalam 3 (tiga) tahun.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Prosedur Standar Operasional (POS) atau pedoman pemeliharaan/pelestarian koleksi;
2) Dokumen atau Laporan kegiatan pelestarian,
3) Jadwal kegiatan pelestarian tahunan,
4) Daftar koleksi yang direstorasi/dirawat
5) Dokumentasi visual (foto/video) kegiatan pelestarian Kegiatan pelestarian koleksi terdiri dari:
1) Pemeliharaan dengan melakukan pengaturan lingkungan penyimpanan koleksi meliputi: keamanan, kebersihan, sirkulasi udara, pencahayaan dan tingkat kelembaban.
2) Perawatan koleksi antara lain: meletakkan kapur barus, silica gel, pembuatan kotak penyimpanan, dan lain-lain.
3) Perbaikan koleksi rusak antara lain: perbaikan menambal, menjilid kembali
4) Fumigasi
5) Alih media
2
Komponen 2
Sarana dan Prasarana Perpustakaan
2.1
Gedung atau Ruang Perpustakaan
IK-1
Perpustakaan memiliki luas gedung atau ruang yang memadai dan representatif untuk mendukung fungsi layanan, pengelolaan koleksi, kegiatan literasi, serta kenyamanan sivitas akademika.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
Gambar/denah/blue print ruang/gedung Perpustakaan.
IK-2
Ruang atau area yang terdapat pada perpustakaan.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Gambar/denah ruang perpustakaan, area layanan lain, dan area terbuka.
2) Ruang/area mencakup:
a. Ruang Layanan Dasar Perpustakaan:
a) ruang penyimpanan koleksi;
b) ruang baca di tempat;
c) ruang layanan informasi (sirkulasi dan referensi);
d) ruang pengolahan atau kerja pegawai.
b. Ruang Pendukung atau area terbuka:
a) multimedia;
b) pojok baca;
c) ruang disabilitas;
d) gazebo;
e) taman baca;
f) taman literasi;
2.2
Sarana dan prasarana Perpustakaan
IK-3
Perpustakaan memiliki sarana dan prasarana yang memadai, layak, dan fungsional untuk mendukung kegiatan layanan, akses informasi, pengelolaan koleksi, kenyamanan, dan keselamatan sivitas akademika.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Daftar inventaris sarana dan prasarana perpustakaan;
2) Foto dokumentasi fisik sarana dan prasarana perpustakaan. Sarana dan prasarana perpustakaan antara lain:
1) Sarana layanan: konter layanan, rak, meja dan kursi baca, meja dan kursi staf, media pengumuman lainnya;
2) Sarana akses: komputer OPAC, jaringan internet, wi-fi, colokan listrik;
3) Sarana kenyamanan: pencahayaan, AC/penyejuk udara, kebersihan, tempat sampah;
4) Sarana keamanan: CCTV, APAR, detektor pintu, alarm keamanan, loker.
2.3
Perabotan dan Peralatan
IK-4
Tersedianya perabot dan peralatan perpustakaan yang mendukung kenyamanan aktivitas membaca sesuai kebutuhan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
Daftar inventaris dan foto perabot dan peralatan perpustakaan Perabot dan peralatan Layanan Dasar Perpustakaan:
a) penyimpanan koleksi;
b) baca di tempat;
c) layanan informasi (sirkulasi dan referensi);
d) pengolahan atau kerja pegawai. Perabot dan peralatan layanan pendukung atau area terbuka:
a) multimedia;
b) pojok baca;
c) disabilitas;
d) gazebo;
e) taman baca;
f) taman literasi;
2.4
Perangkat IT dan Multimedia
IK-5
Ketersediaan perangkat komputer untuk mendukung fungsi layanan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Daftar inventaris perangkat komputer;
2) Foto pemanfaatan perangkat komputer.
IK-6
Ketersediaan jaringan internet
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Hasil uji kecepatan internet (speed test) di setiap ruang;
2) Tangkapan layar layanan ISP (Internet Service Provider);
3) Peta atau denah jangkauan Wi-Fi perpustakaan.
IK-7
Perpustakaan menyediakan perangkat multimedia yang memadai untuk mendukung layanan informasi, pembelajaran mandiri, dan kegiatan literasi digital bagi sivitas akademika.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Daftar perangkat multimedia yang dimiliki;
2) Foto perangkat multimedia yang dimiliki. Perangkat multimedia yang berfungsi baik, antara lain:
1) Komputer multimedia;
2) LCD proyektor;
3) Speaker;
4) Headphone;
5) TV interaktif;
6) Printer 3D;
7) VR Headset;
8) Alat Perekam suara;
9) Alat Perekam Gambar;
10) Alat pemutar Audio;
IK-8
Legalitas perangkat lunak yang digunakan dalam mendukung operasional perpustakaan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Daftar perangkat lunak yang digunakan di perpustakaan;
2) Dokumen berupa lisensi atau tangkapan layar yang menunjukkan aspek legal. Perangkat lunak antara lain:
1) Sistem operasi (windows, Linux, MacOS, dan lain- lain)
2) Aplikasi perkantoran (Ms. Office, WPS, dan lain- lain)
3) Sistem otomasi perpustakaan (Inlislite, Slims, dan lain-lain)
2.5
Sarana Keamanan dan Fasilitas Umum
IK-9
Perpustakaan menyediakan sarana keamanan dan keselamatan yang memadai untuk melindungi koleksi, sivitas akademika, dan staf, serta mendukung ketertiban operasional layanan.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Daftar inventaris sarana keamanan dan keselamatan;
2) Dokumentasi dan letak alat keamanan di perpustakaan;
3) Sertifikat/berita acara pemeriksaan atau uji fungsi perangkat;
4) POS tanggap darurat dan sistem keamanan;
5) Berita acara pelatihan atau simulasi keselamatan. Fasilitas keamanan yang berfungsi dengan baik terdiri dari:
1) Keamanan Koleksi: CCTV, detektor pintu, sistem peminjaman otomatis, RFID, sekuriti, loker;
2) Keselamatan: APAR, alarm kebakaran, petunjuk evakuasi, pintu dan lampu darurat.
IK-10
Ketersediaan fasilitas umum
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Foto dan letak fasilitas.
2) Daftar fasilitas umum, terdiri dari:
a) area parkir;
b) toilet;
c) ruang ibadah;
d) kafetaria/kantin;
e) area outdoor;
f) penunjuk arah dan papan petunjuk perpustakaan;
g) ruang laktasi.
2.6
Pengawasan dan Pemeliharaan
IK-11
Perpustakaan melaksanakan pengawasan secara berkala terhadap kondisi sarana, prasarana, dan lingkungan fisik untuk menjamin kenyamanan, keamanan, dan kelancaran layanan perpustakaan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Data inventaris dan aset perpustakaan;
2) Jadwal monitoring aset dan sarana prasarana;
3) Instrument dan bukti monitoring kelayakan sarana prasarana;
4) Dokumentasi perbaikan atau tindak lanjut dari hasil pengawasan.
3
Komponen 3
Pelayanan Perpustakaan
3.1
Waktu Layanan
IK-1
Perpustakaan menyelenggarakan layanan fisik secara konsisten dan memadai setiap minggu untuk menjamin aksesibilitas layanan bagi seluruh sivitas akademika.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) SK jam buka perpustakaan;
2) Jadwal layanan fisik perpustakaan (jam operasional harian dan mingguan).
3.2
Keragaman Layanan
IK-2
Perpustakaan menyelenggarakan berbagai jenis layanan yang mendukung fungsi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat secara aktif dan berkelanjutan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Daftar jenis layanan yang dilaksanakan di perpustakaan, dilengkapi dokumentasi pemberian layanan kepada sivitas akademika;
2) Laporan pelaksanaan layanan. Jenis layanan antara lain:
1) Layanan dasar, mencakup:
a) Layanan Baca di Tempat;
b) Layanan Sirkulasi;
c) Layanan Referensi.
2) Layanan pengembangan/pendukung, mencakup:
a) Layanan Literasi Informasi;
b) Layanan Konsultasi Riset;
c) Layanan Silang Layan;
d) Layanan Ekstensi;
e) Layanan repositori;
f) Layanan Khusus (seperti Layanan Disabilitas, Layanan Koleksi Khusus, dan sejenisnya).
IK-3
Perpustakaan menyelenggarakan layanan sirkulasi (peminjaman, pengembalian, perpanjangan, reservasi) dengan sistem yang terkelola baik, terdigitalisasi, dan mudah diakses oleh sivitas akademika
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Tangkapan layar sistem otomasi sirkulasi;
2) POS atau panduan layanan sirkulasi;
3) Dokumentasi sivitas akademika melakukan transaksi mandiri.
IK-4
Perpustakaan menyelenggarakan sistem layanan referensi yang profesional, terstruktur, dan mampu membantu sivitas akademika dalam menemukan, mengevaluasi, dan memanfaatkan sumber informasi ilmiah secara efektif.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Daftar pustakawan referensi dan jadwal layanan;
2) Dokumentasi kegiatan/interaksi di layanan referensi;
3) Rekapitulasi permintaan referensi;
4) Statistik layanan referensi.
3.3
Sarana Akses
IK-5
Perpustakaan menyediakan sistem akses layanan yang mudah, cepat, dan dapat dijangkau oleh sivitas akademika secara luring maupun daring dengan memperhatikan inklusivitas dan kenyamanan sivitas akademika
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Daftar sistem akses layanan di perpustakaan
2) Tangkapan layar sistem akses daring;
3) POS dan panduan penggunaan sistem layanan;
4) Statistik penggunaan kanal digital. Sistem akses layanan antara lain:
1) Layanan langsung,
2) OPAC,
3) website,
4) mobile app,
5) repositori,
6) layanan interaktif tanya pustakawan daring
IK-6
Perpustakaan menyediakan berbagai jenis layanan konsultasi riset yang membantu sivitas akademika dalam proses penelitian, penulisan ilmiah, dan publikasi, baik secara teknis maupun akademik
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Daftar jenis layanan konsultasi riset
2) Jadwal kegiatan konsultasi riset;
3) Dokumentasi kegiatan konsultasi riset;
4) Daftar permintaan layanan konsultasi riset;
5) Laporan pelaksanaan layanan riset. Layanan konsultasi riset antara lain:
1) layanan konsultasi penelitian;
2) layanan bantuan penelusuran literatur untuk tujuan riset;
3) layanan reviu literatur;
4) bibliometrika;
5) analisis data (kuantitatif/kualitatif data);
6) layanan cek plagiarisme; dan
7) bantuan publikasi hasil riset.
IK-7
Perpustakaan menyelenggarakan layanan pinjam antar perpustakaan untuk memperluas akses informasi bagi sivitas akademika dan mendukung kegiatan akademik yang tidak dapat dipenuhi dari koleksi lokal
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Surat kerja sama/MoU/nota kesepahaman;
2) Laporan transaksi layanan silang/pinjam antar perpustakaan tahunan;
3) Form permintaan layanan silang/pinjam antar perputakaan oleh sivitas akademika;
4) Dokumentasi komunikasi atau surat permintaan/peminjaman antar institusi.
IK-8
Perpustakaan menyelenggarakan kegiatan / layanan literasi informasi secara terstruktur dan berkelanjutan untuk meningkatkan kemampuan sivitas akademika dalam mengakses, mengevaluasi, dan menggunakan informasi secara efektif dan bertanggung jawab.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Jadwal atau kalender kegiatan literasi informasi yang memuat informasi tentang materi, tanggal pelaksanaan, dan sasaran peserta;
2) Daftar hadir atau rekap peserta;
3) Dokumentasi kegiatan;
4) Laporan kegiatan.
IK-9
Perpustakaan menyelenggarakan layanan ekstensi sebagai bagian dari kontribusi universitas dalam pengabdian kepada masyarakat dan perluasan akses informasi di luar sivitas akademika dalam 3 tahun terakhir
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Proposal dan laporan kegiatan layanan ekstensi;
2) Dokumentasi kegiatan layanan ekstensi;
3) Surat atau naskah kerja sama atau MoU dengan lembaga/komunitas eksternal (sekolah, perpustakaan daerah, kelompok literasi, lain- lain).
IK-10
Perpustakaan memiliki sistem layanan pengaduan/keluhan yang jelas, responsif, dan digunakan secara aktif untuk meningkatkan layanan perpustakaan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Laporan pelaksanaan sistem layanan pengaduan/keluhan;
2) Tangkapan layar solusi pengaduan di sosial media perpustakaan.
IK-11
Perpustakaan melaksanakan kegiatan orientasi secara rutin setiap tahun bagi mahasiswa baru atau sivitas akademika baru untuk memperkenalkan layanan, koleksi, fasilitas, dan sistem akses informasi di perpustakaan.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Jadwal kegiatan orientasi perpustakaan;
2) Daftar hadir dan materi orientasi;
3) Dokumentasi (foto/video) kegiatan.
4
Komponen 4
Tenaga Perpustakaan
4.1
Kualifikasi Tenaga
IK-1
Kualifikasi pendidikan kepala perpustakaan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) SK pengangkatan kepala perpustakaan;
2) Ijazah terakhir dan/atau transkrip nilai;
3) SK jabatan fungsional pustakawan;
4) Daftar Riwayat Hidup dan dokumen; pengalaman kerja di bidang perpustakaan;
5) Sertifikat pelatihan/kepemimpinan bidang perpustakaan.
6) Kriteria kepala perpustakaan antara lain:
a) Memiliki sertifikat pelatihan di bidang ilmu perpustakaan (wajib);
b) Pernah menduduki jenjang jabatan tingkat madya atau yang setara;
c) Memiliki pengalaman kerja di bidang perpustakaan paling sedikit 1 (satu) tahun;
d) Memiliki sertifikat kompetensi pustakawan
IK-2
Kualifikasi pendidikan tenaga perpustakaan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumen hasil analisis formasi jabatan;
2) Ijazah, dan sertifikat lainnya;
3) Deskripsi pekerjaan.
4.2
Jumlah Tenaga Perpustakaan
IK-3
Perpustakaan memiliki pustakawan memadai untuk mendukung layanan dan pengembangan perpustakaan secara efektif dan berkelanjutan.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumen atau daftar/rekap Tenaga Perpustakaan disahkan oleh pejabat yang berwenang;
2) SK Pengangkatan.
3) Penghitungan persentase pustakawan harus memenuhi jumlah ketercukupan;
IK-4
Perpustakaan memiliki tenaga teknis memadai untuk mendukung layanan dan pengembangan perpustakaan secara efektif dan berkelanjutan.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumen atau daftar/rekap Tenaga Perpustakaan berisi jenis tenaganya disahkan oleh pejabat yang berwenang;
2) SK Pengangkatan.
3) Penghitungan persentase tenaga teknis harus memenuhi jumlah ketercukupan;
4.3
Pembinaan dan Pengembangan Kompetensi
IK-5
Perpustakaan memiliki tenaga perpustakaan (pustakawan dan tenaga teknis) yang tersertifikasi kompetensi sesuai dengan jenjang dan bidang tugasnya
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Daftar jumlah tenaga perpustakaan keseluruhan
2) Daftar jumlah tenaga perpustakaan tersertifikasi.
IK-6
Tenaga Perpustakaan yang mengikuti kegiatan peningkatan kompetensi pustakawan dan tenaga teknis secara berkelanjutan guna mendukung kualitas layanan dan transformasi digital dalam 1 (satu) tahun terakhir.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Jumlah tenaga perpustakaan yang dibuktikan dengan SK atau Surat Tugas sebagai kepala perpustakaan dan tenaga perpustakaan;
2) Jumlah kegiatan PKB yang diikuti oleh tenaga perpustakaan dalam 1 (satu) tahun terakhir.
5
Komponen 5
Penyelenggaraan Perpustakaan
5.1
Status Organisasi
IK-1
Perpustakaan memiliki status kelembagaan yang jelas dan berkedudukan strategis dalam struktur organisasi universitas untuk mendukung fungsi akademik secara optimal.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumen Statuta Universitas, atau
2) SK pendirian perpustakaan, atau
3) Dokumen yang menggambarkan perpustakaan masuk ke dalam unsur struktur organisasi universitas/lembaga induk.
5.2
Kelengkapan Perangkat Aturan Organisasi
IK-2
Perpustakaan memiliki perangkat aturan, kebijakan, dan pedoman tertulis yang lengkap, mutakhir, dan dijalankan dalam penyelenggaraan perpustakaan.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
Dokumen aturan, kebijakan, pedoman dan sejenisnya disahkan oleh pejabat yang berwenang. Perangkat aturan mencakup:
1) pedoman umum penyelenggaraan perpustakaan,
2) dokumen perencanaan strategis atau sejenisnya,
3) prosedur operasional standar,
4) kode etik pustakawan,
5) manual mutu,
6) petunjuk teknis,
5.3
Kelengkapan Perangkat Manajemen
IK-3
Perpustakaan memiliki dokumen perencanaan kerja dan memenuhi pencapaian kinerja.
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumen perencanaan kerja (pendek/jangka menengah/jangka panjang) disahkan oleh pejabat yang berwenang;
2) Laporan kegiatan dan kinerja tahunan perpustakaan;
3) Dokumentasi kegiatan berdasarkan program kerja.
4) Persentase dihitung dari kinerja tahunan/IKU Unit.
5.4
Kelengkapan Struktur Organisasi
IK-4
Perpustakaan memiliki struktur organisasi yang jelas, terdokumentasi, sesuai dengan tugas, fungsi, dan kebutuhan layanan perpustakaan di universitas
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Struktur organisasi perpustakaan;
2) SK kepala perpustakaan dan staf pendukung;
3) Uraian tugas setiap posisi/unit dalam struktur.
5.5
Pelibatan Sivitas Akademika dalam Penyelenggaraan Perpustakaan
IK-5
Perpustakaan melibatkan pemangku kepentingan (dosen, mahasiswa, tenaga kependidikan, pimpinan institusi, mitra luar) dalam perencanaan, pengembangan, pelaksanaan, dan evaluasi layanan serta kebijakan perpustakaan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumentasi keterlibatan pemangku kepentingan, dan sivitas akademika dalam penyelenggaraan, seperti rapat koordinasi, edaran pimpinan berkaitan dengan perpustakaan, dan lain-lain;
2) SK Tim Pengembang Perpustakaan yang melibatkan lintas unit atau program studi;
3) Surat rekomendasi atau masukan tertulis dari pimpinan program studi/dekanat;
4) Program kolaboratif dengan mitra pemangku kepentingan.
5.6
Komitmen Pimpinan Universitas
IK-6
Pimpinan Universitas menunjukkan komitmen yang kuat terhadap pengembangan perpustakaan melalui kebijakan, alokasi anggaran, dukungan program, dan pengakuan kelembagaan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) SK penguatan/pengembangan status kelembagaan perpustakaan;
2) Keanggotaan senat akademik;
3) Pengesahan rencana strategis atau rencana operasional perpustakaan oleh pimpinan;
4) Kenaikan anggaran perpustakaan setiap tahun;
5) Notulen rapat pimpinan yang membahas atau melibatkan perpustakaan;
6) Surat tugas atau keikutsertaan pimpinan dalam kegiatan strategis perpustakaan;
7) Dokumentasi dukungan kehadiran pimpinan pada program perpustakaan. Dukungan nyata yang wajib dimiliki nomor 1, 2 dan 3
5.7
Pengakuan/Rekognisi Kinerja
IK-7
Pengakuan terhadap kinerja penyelenggaraan perpustakaan dalam 3 (tiga) tahun terakhir
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Sertifikat penghargaan dan/atau prestasi;
2) Surat keputusan atau pengakuan dari rektorat/pimpinan institusi;
3) Sertifikasi sistem manajemen mutu;
4) Publikasi karya ilmiah pustakawan yang mendapatkan pengakuan.
6
Komponen 6
Pengelolaan Perpustakaan
6.1
Anggaran Perpustakaan
IK-1
Perpustakaan memiliki anggaran rutin dan pengembangan yang memadai, dialokasikan secara proporsional dan dikelola secara akuntabel untuk mendukung operasional, layanan, pengembangan koleksi, SDM, dan teknologi informasi
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumen Rencana Kerja Anggaran Lembaga;
2) Laporan realisasi anggaran universitas dalam 3 (tiga) tahun terakhir;
3) Laporan tahunan perpustakaan.
6.2
Kelengkapan Perangkat Teknologi dalam Pengelolaan
IK-2
Perpustakaan memiliki situs website perpustakaan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Tangkapan gambar website perpustakaan;
2) Daftar fitur website perpustakaan;
3) Tangkapan gambar situs website yang diperbarui secara berkala.
IK-3
Sistem informasi manajemen atau pengelolaan perpustakaan berbasis TIK (Otomasi)
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Tangkapan layar OPAC bisa diakses melalui website universitas;
2) Tangkapan layar Aplikasi berbasis android/iOS untuk akses layanan;
3) Tangkapan layar data sivitas akademika sinkron otomatis dengan data mahasiswa dan dosen;
4) Tangkapan layar laporan otomatis dari sistem untuk statistik peminjaman, keanggotaan dan kunjungan.
6.3
Kerja sama Perpustakaan
IK-4
Perpustakaan menjalin dan mengimplementasikan kerja sama dengan pihak eksternal, baik nasional maupun internasional, yang mendukung pengembangan layanan, sumber daya, dan peningkatan kapasitas kelembagaan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumen kerja sama (MoU, PKS, dan sejenisnya);
2) Dokumentasi kegiatan kerja sama;
3) Surat tugas, undangan, atau notulensi rapat kerja sama;
4) Dokumentasi keikutsertaan dalam konsorsium, forum ilmiah, atau asosiasi profesi pustakawan.
6.4
Inovasi dalam Pengelolaan Perpustakaan
IK-5
Perpustakaan secara aktif mengembangkan dan menerapkan inovasi dalam pengelolaan, layanan, atau sistem untuk meningkatkan efisiensi, jangkauan, dan kualitas layanan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Dokumen program atau proyek inovatif seperti proposal, roadmap, laporan hasil, evaluasi;
2) Laporan pemanfaatan inovasi, misalnya statistik penggunaan aplikasi baru, layanan mandiri, dan lain-lain);
3) Dokumentasi seperti foto, video, testimoni, atau publikasi di media massa/kampus;
4) Sertifikat, piagam, atau penghargaan dari lembaga eksternal atas inovasi yang dilakukan;
5) Surat keputusan, tim inovasi, atau nota dinas pengembangan program unggulan.
6.5
Dukungan Perpustakaan dalam Akreditasi Lembaga
IK-6
Perpustakaan berperan aktif atau berkontribusi dalam akreditasi program studi dan akreditasi institusi dalam 3 tahun terakhir
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Surat tugas/permohonan peran perpustakaan dalam tim akreditasi institusi/program studi;
2) Dokumentasi kegiatan asesmen lapangan (berita acara, foto, daftar hadir);
3) Rekap jumlah program studi yang dilayani oleh perpustakaan untuk akreditasi;
4) Materi yang sediakan.
IK-7
Pemanfaatan perpustakaan secara aktif oleh sivitas akademika baik internal maupun eksternal
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Laporan hasil pemanfaatan sivitas akademika;
2) Laporan hasil pemanfaatan masyarakat atau sivitas akademika yang bukan anggota sivitas akademika; Pemanfaatan perpustakaan mencakup:
1) jumlah kunjungan,
2) jumlah akses e-resources,
3) jumlah peminjaman,
4) jumlah pemanfaatan layanan.
IK-8
Tingkat indeks kepuasan sivitas akademika terhadap pengelolaan perpustakaan
Bukti fisik yang perlu disiapkan
1) Laporan hasil survei;
2) Kuesioner survei kepuasan sivitas akademika;
3) Dokumen tindak lanjut perbaikan layanan;
4) Publikasi hasil survei.